وقتی که شروع به راه اندازی کسب و کار یا استارتاپ خود می کنید و یا شرکت خود را ثبت می کنید، یکی از اولین مواردی که باید انجام دهید ساخت ایمیل های سازمانی شماست. سوالی که ممکن است برای شما پیش آید این است که چه ایمیل هایی را باید ایجاد کنید؟ ایمیل های شما چه ساختاری داشته باشند؟ و چه اصولی را باید رعایت کنید. این مقاله شما را برای ایجاد ایمیل های سازمان، کسب و کار و استارتاپی شما راهنمایی می کند.
فهرست مطالب: ایمیل
winmail.dat چیست؟
بیشتر افرادی که از ایمیل شرکتی استفاده می کنند و هاست را از شرکت هاستینگ تهیه می کنند از نرم افزار outlook استفاده می کنند. هنگام استفاده از Outlook، گاهی اوقات ممکن است ایمیلی دریافت کنید که دارای فایل ضمیمه ای با نام winmail.dat دارد. این فایل از طرف افرادی دریافت می شود که از برنامه مایکروسافت اوت لوک (Outlook) استفاده می کنند. این فایل این امکان را برای کاربران Outlook فراهم می کند تا اطلاعات را با فرمت فرمت (Tranport Neutral Encapsulation Format) همراه ایمیل ارسال کند تا فرمت فایل های ارسال شده از قبیل فونت، رنگ و غیره در سمت گیرنده تغییری نکند. شایان ذکر است که این فایل تنها برای مایکروسافت Outlook قابل استفاده است و کاربران برنامه های Outlook Express، Eudora، Netscape Messenger و غیره فقط این فایل را دریافت می کنند که قابل استفاده نیست.این فایل ضمیمه ایمیل می شود چرا که فرستنده اصلی ایمیل ها را به جای Plain Text (متن آشکار) با فرمت Outlook Rich Text ارسال می کند.
در ادامه نحوه تنظیم Outlook به منظور عدم دریافت Winmail.dat را آموزش می دهیم.
فعال سازی Spambox بر روی وب میل در سی پنل
در صورتی که از آنتی اسپم ASSP یا آنتی اسپم SpamAssasin استفاده میکنید یا بر روی سی پنل از فیلتر برای جلوگیری از ورود اسپم ها استفاده میکنید میتوانید با فعال سازی spambox ایمیل های اسپم خود را مشاهده نمایید.
برای مشاهده اسپم ها لازم است در هر وب میل تغییرات لازم را برای مشاهده این دایرکتوری انجام دهید.
۱) وب میل Horde
— به وب میل Horde وارد شوید.
— برای این منظور به منوی بالا گذینه preference بروید .
— بر روی mail کلیک کنید.
— گذینه Folder Display را کلیک کنید
— Expand the entire folder tree by default in the folders view را بر روی Yes قرار دهید.
۲) وب میل RoundCube
— به وب میل RoundCube وارد شوید.
— در قسمت بالا سمت راست بر روی گذینه Setting کلیک کنید.
— Folders را انتخاب کنید.
— بر روی گذینه spambox تیکت بزنید تا برای شما نمایش داده شود.
— در بالا سمت راست گذینه Mail را بزنید تا دوباره به محیط ایمیل برگردید.
— اکنون پوشه ای به نام spambox را در سمت چپ خواهید دید.
۳) وب میلSquirrelMail
— به وب میل SquirrelMail وارد شوید
— گذینه Folders را در بالای صفحه کلیک کنید.
— پوشه spambox را در زیر عنوان Unsubscribe/Subscribe را انتخاب کنید و Subscribe را بزنید.
— اکنون میتوانید از spambox در سمت چپ استفاده نمایید.
تنظیم ایمیل در اوتلوک با SSL
به کرات در مقالات و مطالب مختلف راجع به لزوم استفاده از SSL و مزایای آن اشاره شده است. شما براحتی میتوانید یک SSL برای دامنه خود خریداری کنید و علاوه بر مزایایی که برای وب سایت شما در برخواهد داشت ارسال و دریافت ایمیل ها را نیز بصورت امن از طریق SSL انجام دهید.
مشکل PHPMailer و SSL در ارسال ایمیل
برنامه phpmailer یک مجموعه از کدهایی است که بصورت یک بسته ارایه میشود و برای ارسال ایمیل در برنامه نویسی php از آن استفاده میشود. بسیاری از ماژول های که در وردپرس نصب و راه اندازی میشود برای ارسال ایمیل از کدهای کلاس phpmailer برای ارسال ایمیل بصورت smtp استفاده میکنند. این برنامه و مجموعه کد نیز مانند بسیاری از کدها و برنامه ها در بازه های زمانی مختلف بروز رسانی میشوند و این بروز رسانی ممکن است با هاست شما همخوانی نداشته باشد. در نسخه های جدید این برنامه کاربردی phpmailer تغییراتی برای استفاده از سرویس ssl ایجاد کرده است که بر اساس تجربیاتی که با بسته های مختلف داشتیم با مشکل در این خصوص در هاست های مختلف آشنا شده ایم.
بررسی باز بودن یک پورت به کمک دستور Telnet
از دستور Telnet برای چک کردن باز و یا بسته بودن یک پورت استفاده می شود.
برای اجرای دستور Telnet در ویندوز مراحل زیر را دنبال کنید.
وارد محیط command prompt شوید.دستور زیر را در command prompt اجرا کنید.
“شماره پورت” “نام سایت و یا IP موردنظر” Telnet
مثال : telnet irwebhost.com 25
در صورتی که در جواب دستور Telnet عبارت Failed نمایش داده شود ( تصویر زیر) بدین معناست که پورت مذکور در سرور مورد نظر باز نیست و کامپیوتر شما نمی تواند با پورت مذکور در سرور مورد نظر ارتباط برقرار نمایید.
در صورتی که با اجرای دستور Telnet پیغامی مشابه تصویر زیر در صفحه نمایش داده شود این بدان معناست که پورت مورد نظر باز است و ارتباط بین کامپیوتر شما و پورت مورد نظر برقرار است.
نکته : اگر ویندوز شما 7 و یا Vista است. دستور Telnet بصورت پیش فرض در آن فعال نمی باشد و نیاز است که این دستور را بر روی ویندوز فعال نمایید. ( تصویر زیر)
برای فعال کردن دستور Telnet مراحل زیر را دنبال کنید.
وارد control panel ویندوز شده گزینه Programs and Features را یافته بر روی آن کلیک نمایید سپس بر روی گزینه Turn Windows features on or off کلیک کنید در پنجره باز شده گزینه Telnet Client را فعال کنید و در نهایت Ok کنید. حال شما این امکان را دارید که از telne استفاده کنید.
انواع فیلترهای آنتی اسپم ASSP
در آنتی اسپم ASSP بعد از ورود ایمیل به سرور توسط 3 فیلتر مختلف ایمیل ها عبور میکنند .
فیلتر ها به شرح زیر هستند :
-
-
- فیلتر Delay یا GreyListing
با استفاده از این فیلتر ایمیل ها برای بررسی بیشتربا تاخیر به باکس کاربر هدایت میشوند.
در این روش زمانی که فرستنده ایمیلی را ارسال میکند میل سرور ارسال کننده یک پیام با کد 451 error (soft failure) دریافت میکند که به میل سرور مقابل میگوید ایمیل را دوباره ارسال کند ( این اتفاقات در بین سرورها انجام میشود و از چشم ارسال کننده و دریافت کننده به دور است )
در میل سرورهایی که درست تنظیم و راه اندازی شده باشند بعد از ارسال کد ۴۵۱ توسط آنتی اسپم ایمیل را مجدداْ ارسال میکنند و در این حالت ایمیل ارسال شده برای شما دریافت میشود.در صورتی که میل سرور مجدداْ ایمیل را بعد از مدت زمان تعریف شده و استانداردی ارسال نکند از نظر آنتی اسپم و این فیلتر ایمیل ارسال شده اسپم بوده و آدرس آی پی و ایمیل فرستنده در لیست سیاه قرار میگیرد و از این پس از این فرستنده ایمیلی دریافت نخواهید کرد.
- فیلتر Delay یا GreyListing
-
- فیلتر Scorring
در این فیلتر ایمیلهای دریافتی با استفاده از سیستم امتیاز منفی بابت هر کدام از مواری که ایمیل دریافت شده رعایت نکرده اند یک نمره منفی دریافت میکنند که در صورتی که این نمره منفی از یک عدد خاص بیشتر باشد بصورت اسپم شناسایی میشوند و در باکس کاربر قرار نمیگرند.
مواردی که در این فیلتر کنترل میشوند شامل Bayesian , MX/A , PTR , HELO , SPF , RBL , URIBL , BOMBre , PB - فیلر No Local
در این روش ایمیلهایی ارسالی برای جلوگیری از ارسال ایمیل به آدرسهای متعدد فیلتر میشوند در این روش ارسال کننده اسپم به اسم های متعدد با معنی و بی معنی بصورت لیستی ایمیل اسپم ارسال میکند که توسط این فیلتر متوقف میشود.
نحوه قرار دادن ایمیل در لیست سفید یا اعلام یک ایمیل به عنوان اسپم و یا مشاهده ایمیل هایی که برای شما مسدود شده است در راهنمای زیر آمده است
ده ها شرکت و سازمان بزرگ در ایران ایران وب هاست را به دلیل ارایه سرویس ایمیل خوب و ایمیل سرور با تنظیمات بدون اختلال برگذیده است .
مدیریت فضای ایمیل در هاست سی پنل
زمانیکه حجم ایمیل های دریافتی و یا ارسال شده بالا می رود نیاز است که ایمیل ها پاک شوند تا فضای استفاده شده توسط آنها آزاد گردد.
مطابق راهنمای زیر می توانید ایمیل ها را از طریق کنترل پنل هاست (cPanel) پاک نمایید.
برای این کار ابتدا وارد کنترل پنل هاست خود شوید. در بخش Email گزینه Email Disk Usage را پیدا کنید.
وارد صفحه Email Disk Usage می شوید مطابق تصویر زیر از قسمت Account ایمیل مورد نظر را یافته.
خالی کردن پوشه Trash در وب میل RoundCube
در صورتی که از وب میل برای مشاهده و ارسال ایمیل استفاده میکنید احتمالاً ایمیلهایی که نیاز ندارید را پاک میکنید.
در سیستم وب میل این ایمیل ها در پوشه Trash قرار میگیرد و تا زمانی که از آنجا حذف نشوند فضای ایمیل و میزبانی شما را اشغال میکنند.
در راهنمای زیر نحوه خالی کردن پوشه Trash در وب میل RoundCube در هاست سی پنل به شما آموزش داده میشود.
نحوه تبدیل اکانت Imap به POP3
به منظور تبدیل اکانت imap به POP3 در ابتدا می باید ایمیل خود را به صورت POP3 در outlook اضافه کرده برای راهنمایی از نحوه ایجاد اکانت pop3 اینجا کلیک کنید.
در مرحله بعدی باید ایمیل های موجود در inbox ایمیلی که بصورت imap تنظیم شده است را به ایمیلی که بصورت pop3 تنظیم کرده اید انتقال دهید.
برای این کار از 2 روش می توان استفاده کرد.
پورت هایی که معمولا استفاده می شود
لیست فوق شامل پورت هایی است که معمولا بر روی سرور ها برای ارائه سرویس استفاده می شود .
همه پورت ها بر روی یک سرور ممکن است باز نباشد.
| cPanel | |
| شماره پورت | نام سرویس |
| 2082 | cPanel |
| 2083 | cPanel -SSL |
| 2086 | WHM |
| 2087 | WHM -SSL |
| 2095 | Webmail |
| 2096 | Webmail -SSL |
| شماره پورت | سرویس |
| 110 | POP3 |
| 995 | POP3 – SSL |
| 143 | IMAP |
| 993 | IMAP – SSL |
| 25 | SMTP |
| 26 | SMTP Alternate |
| 587 | SMTP Alternate |
| 465 | SMTP –SSL |
| Web | |
| شماره پورت | نام سرویس |
| 80 | HTTP |
| 443 | SSL |
| 21 | FTP |
| 990 | FTPs |
| 22 | SFTP |
| 2222 | SFTP Shared / Reseller Servers |
| 2077 | webdisk |
| 2078 | Webdisk -SSL |
| 3306 | My SQL |
| 1433 | Ms SQL |
| 22 | SSH |
| 2222 | SSH Shared /Reseller Servers |
| Other | |
| شماره پورت | نام سرویس |
| 8880 | Plesk Contrl Panel |
| 8443 | Plesk Control Panel – SSL |
| N/A* | Plesk Linux Webmail |
| 9998 ** | Plesk Windows Webmail (Smarter Mail) |
| 4643 | Virtuozzo |
| 9001 | DotNet Panel |
| 80 | DotNet Panel Login |
| 4489 | RDP (Remote Desktop Protocol) |
تغییر ورژن ASP.NET در کنترل پنل Plesk
در صورتی که در هنگام برنامه نویسی از NET FRAMEWORK ورژن 3 استفاده کرده باشید ورژن ASP.NET بر روی کنترل پنل شما می باید 3.5.30729.4926 و در صورتیکه از NET FRAMEWORK ورژن 4 استفاده کرده باشید ورژن ASP.NET بر روی کنترل پنل شما می باید 4.5.2 باشد.
به منظور تغییر ورژن ASP.NET در کنترل پنل Plesk در ابتدا وارد کنترل پنل خود شوید . از منوی سمت چپ بر روی Websites $ Domain کلیک کرده و از سمت راست گزینه ASP.NET Settings را انتخاب می کنیم.
تغییر MX Records با استفاده از WHM
MX مخفف کلمه‌ی Mail Exchanger ( کلمه‌ی Exchanger به معنای مبادله‌کننده)
MX Record مسئول شناسایی ایمیل سرور(ها) برای دامین است.
برای تغییر MX Record وارد WHM شوید. Edit DNS Zone را جستجو کرده و بر روی آن کلیک نمایید. از لیست اکانت مورد نظر را انتخاب کرده، ورودی MX را یافته و تنظیمات مورد نظر را انجام داده و در نهایت بر روی دکمه Save کلیک نمایید.
مشاهده مقدار فضای استفاده شده از دیسک در cPanel
برای مشاهده مقدار فضای استفاده شده از دیسک مانند زیر عمل کنید.
وارد cPanel اکانت خود شوید گزینه Disk usage را جستجو کرده و وارد بخش Disk usage شوید.
تنظیمات ایمیل در outlook 2013
گام اول : پس از اجرای OutLook وارد منوی Files شده و در ادامه گزینه ADD Account را انتخاب کنید.
دریافت ایمیل توسط outlook در چند دستگاه مختلف با استفاده از پروتکل pop3
در صورتی که از پروتکل POP3 استفاده میکنید و مایل هستید در چند دستگاه مختلف آن را دریافت کنید باید مطابق تصویر زیر عمل میکنیم :
در همه دستگاه های 1 و 2 باید در تنظیمات Outlook گذینه Leave a copy of messages on the server را انتخاب کنید.
این گذینه به Outlook میگوید پس از آنکه ایمیل را دانلود کرد آن را از روی سرور حذف نکند.
در نهایت دستگاه شماره 3 میتوانید ایمیل را دریافت کند و ایمیل را از روی سرور حذف نماید و این گذینه باید برداشته شود تا ایمیل از روی سرور حذف شود.
کدهای خطا SMTP ( پروتوکل ارسال ایمیل )
یکی از مهمترین پروتکل هایی که برای ارسال ایمیل در سرور ها استفاده میشود موسوم به SMTP است که در زمان ارسال ممکن است یک پیام خطا از طرف این پروتکل به گیرنده ارسال شود که در زیر لیست خطاها و راه کارهای حل مساله شرح داده شده است .
کنترل ایمیل ها در آنتی اسپم ASSP برای مدیران شبکه
نرم افزار آنتی اسپم ASSP یکی از نرم افزار های قدرتمند آنتی اسپم است که پس از ورود ایمیلها به سرور آنها را بر اساس فیلترهای خود فیلتر نموده و در چهار دسته مطابق تصویر زیر دسته بندی میکند:
ایمیلهایی که در گروه NotSpam و OkMail قرار میگیرند به میل باکس افراد هدایت میشوند اما ایمیلهایی که در گروه Spam و Discard قرار میگیرند در میل باکس افراد دریافت نمیشوند.
مدیران شبکه میتوانند از طریق محیط کاربری تحت وب این نرم افزار هر 4 گروه را مشاهده کنند ایمیلی که اشتباها اسپم شده است را NOTSPAM کنند و ایمیلی که اشتباهاً دریافت شده و محتوایش اسپم است را SPAM معرفی کنند.
راهنمای استفاده از Outlook در سیستم عامل Mac
اگر از کاربران کامپیوترهای mac هستید احتمالا نیاز دارید که از نرم افزار outlook استفاده نماید البته این برنامه بسیار قوی تر و پرکاربردتر از برنامه mail است که در خود سیستم عامل ارایه میشود و برای کاربران سیستم عامل ویندوز ملموس تر هم میباشد.
در ادمه راهنمای تصویری استفاده از سرویس ایمیل برای کاربران هاست ایران وب هاست ارایه میشود .
۱) ابتدا برنامه outlook را که نصب کرده اید را اجرا نمایید و مطابق تصویر در تب tools گذینه accounts را انتخاب نمایید :
نرم افزار Outlook چندنسخه از ایمیل من را به گیرنده ارسال میکند !
ممکن است با این موضوع مواجه شده باشید که یک ایمیل را به فردی ارسال میکنید اما آن فرد چند نسخه تکراری از این ایمیل دریافت کند . برای این مشکل چند موضوع وجود دارد :
مشکل اول ) ممکن است در Sent شما تعداد زیادی ایمیل موجود باشد و با توجه به آنکه اوتلوک تعداد محدودی ایمیل را میتواند نگهداری نماید. در صورتی که تعدادی از ایمیلهای Sent قدیمی را حذف نمایید و اوتلوک بتواند ایمیل را ارسال و در پوشه Sent ارسال نماید مشکل ارسال چند ایمیلی شما برطرف میشود.
مشکل دوم ) ممکن است روی سیستم شما همزمان چند اوتلوک در حافظه و در حال اجرا باشد که در صورتی که سیستم تان را ری استارت کنید و یکبار اوتلوک را اجرا کنید این موضوع برطرف میشود.
مشکل سوم ) در صورتی که مدت زمان تنظیمی اوتلوک برای Send/Receive محدود باشد ( مثلاً 1 دقیقه باشه ) در این صورت در هنگام ارتباط اینترنتی اگر در این زمان اوتلوک نتواند ایمیل را ارسال نماید ارتباط قطع و مجدداً ارسال صورت میگیرد. در این حالت ممکن است چند ارسال از روی سیستم شما برای گیرنده صورت گیرد. در این حالت باید زمان ارتباطی outlook را در مطابق تصویر زیر در پارامتر Server Timeout افزایش دهید تا اوتلوک مدت بیشتری در انتظار ارتباط و تکمیل ارسال و دریافت بماند و ارتباط زود قطع نشود.
مشکل چهارم) بعضی از برنامه های آنتی ویروس ، ایمیلهای خروجی شما ( ایمیل های ارسالی ) را اسکن میکنند و این موضوع باعث اختلال در ارسال و در نتیحه ارسال چندباره ایمیل به گیرنده میشود.در این حالت با تنظیم آنتی ویروس برای عدم اسکن و کنترل ایمیلهای خروجی مشکل ارسال چندتایی ایمیل برطرف میشود.
با کنترل یک یا چند آیتم از آیتمهای مطرح شده فوق مشکل ارسال چندتایی یک ایمیل به گیرنده برطرف میشود.